Asiantuntija pohtii: Miksi vakuutusyhtiö ei voi aina luovuttaa vahingoittunutta työntekijää koskevaa salassa pidettävää henkilötietoa työnantajalle?

Miksi vakuutusyhtiö ei voi aina luovuttaa vahingoittunutta työntekijää koskevaa salassa pidettävää henkilötietoa työnantajalle?

Datatalous, tiedon jakaminen ja tiedon entistä monipuolisempi hyödyntäminen ovat nousseet yhä keskeisimmiksi puheenaiheiksi viime vuosina. Kaikki tieto ei kuitenkaan ole datataloudessa jaettavissa ja salassa pidettävien tietojen kuten arkaluonteisten henkilötietojen luovuttaminen on edelleen hyvin rajoitettua. Myös toimenpiteet tietojen suojaamiseksi ovat korostuneet entisestään tietosuoja-asetuksen myötä. Vakuutusyhtiöiden vastuullisuuteen liittyy keskeisesti henkilötietojen suoja ja tietoturvallisuus. Asiakkaat luottavat siihen, että vakuutusyhtiöt käsittelevät heidän tietojaan asianmukaisesti ja laillisesti. Tietoturvallinen henkilötietojen käsittely on keskeinen osa vakuutusyhtiöiden vastuullista liiketoimintaa. Tietoturvaloukkaukset voivat aiheuttaa vakavia mainehaittoja ja asiakkaiden luottamuksen menetyksen.

Työtapaturmassa loukkaantuneen työntekijän henkilötiedot ovat salassa pidettäviä

Työtapaturmassa loukkaantuneen työntekijän henkilö- ja terveydentilatiedot ovat salassa pidettäviä. Jo perustuslaki turvaa yksilön henkilötietojen suojan osana yksityiselämän suojaa. Yksilöiden terveydentilatiedot kuuluvat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan arkaluonteisten henkilötietojen ryhmään ja niitä saa käsitellä ja luovuttaa vain nimenomaisen lainsäännöksen perusteella. Myös laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään salassa pidettäväksi tiedot, jotka kuvaavat henkilön terveydentilaa tai vammaisuutta taikka sosiaaliturvaetuuden perusteena olevia tuloja. Siten jo tieto siitä, että henkilöllä on vireillä työtapaturmaa koskevaa korvausasia tai että hän on saanut korvauksia työtapaturman johdosta, on salassa pidettävää.

Vakuutusyhtiöllä on salassapitovelvollisuus arkaluonteisista henkilötiedoista

Vakuutusyhtiössä työskentelevällä on velvollisuus pitää salassa asiakkaansa tai jonkun muun taloudellista asemaa tai terveydentilaa koskeva seikka taikka liikesalaisuus. Sitä koskevan tiedon luovuttaminen sivulliselle on kiellettyä, ellei se, jonka hyväksi salassapitovelvollisuus on säädetty, anna suostumustaan tietojen luovuttamiseen tai ellei luovuttamisesta nimenomaisesti säädetä laissa. Vakuutusyhtiöissä noudatettavaan hyvään vakuutustapaan kuuluu vakuutussalaisuus ja periaate asiakastietojen luottamuksellisuudesta.

Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen toimeenpanossa muodostuu paljon salassa pidettävää tietoa

Lakisääteiseen sosiaaliturvaan kuuluvan työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen toimeenpano edellyttää vakuutettua ja vakuutuksenottajaa koskevien tietojen hankkimista, tallettamista ja muuta käsittelyä. Korvausasiaa käsiteltäessä on kyse aina yksittäiseen henkilöön liittyvistä tiedoista ja käsittelyssä muodostuu paljon salassa pidettävää tietoa maksettujen korvausten ja annettujen korvauspäätösten myötä. Vakuutuksen toimeenpanossa tarvittavat ja muodostuvat tiedot sisältävät salassa pidettävää tietoa vahingoittuneen työntekijän vammasta ja sairaudesta, hoitotoimenpiteistä, ansioista ja maksetuista korvauksista.

Työtapaturma- ja ammattitautilaissa säädetään toimeenpanossa käsiteltävien henkilötietojen salassapitovelvollisuuden ohella myös niistä tilanteista ja tahoista, joille vakuutusyhtiö saa luovuttaa salassa pidettäviä tietoja.

Työnantajan oikeus saada työntekijää koskevaa salassa pidettävää tietoa edellyttää työntekijän suostumusta tai nimenomaista lainsäännöstä

Vakuutusyhtiöllä on salassapitovelvollisuus myös suhteessa vakuutuksenottajana olevaan työnantajaan, jolla ei ole oikeutta saada vahingoittunutta työntekijää koskevia tietoja, ellei tiedon antamisesta ole laissa säädetty tai työntekijä anna siihen suostumustaan. Vaikka työnantajan asemaan työtapaturma- ja ammattitautijärjestelmässä liittyy erityispiirteitä, työnantaja ei ole asianosainen yksittäisessä korvausasiassa eikä työnantajalla siten ole korvaustietojen osalta asianosaisasemaan perustuvaa tiedonsaantioikeutta.

Työnantajan oikeudesta saada salassa pidettäviä tietoja vakuutusmaksun tarkastamista varten on säädetty nimenomaisesti

Työnantaja on vakuutuksenottajana asianosainen vakuutuksen hoitoon kuten vakuutusmaksun määräämiseen liittyvissä asioissa. Asianosaisella tarkoitetaan sitä tahoa, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee. Työnantaja on velvollinen maksamaan TyTA-vakuutuksen vakuutusmaksun, joten työnantaja on vakuutusmaksuasiassa asianosainen. Vakuutusmaksun maksamiseen liittyy olennaisesti sen oikeellisuuden tarkastaminen. Vakuutusmaksun määräytymiseen voi vaikuttaa muiden tietojen ohella vakuutuksesta maksetut korvaukset (ns. erikoismaksuperusteinen vakuutus), jolloin tällaisen vakuutuksen ottaneelle työnantajalle voi syntyä tarve saada vakuutusyhtiöltä vakuutusmaksun tarkastamiseksi myös tietoja maksetuista korvauksista.

Työtapaturma- ja ammattitautilaissa säädetäänkin työnantajan oikeudesta saada vakuutusyhtiöltä salassapitosäännösten estämättä vakuutusmaksun tarkastamista varten välttämättömät tiedot myönnetyistä korvauksista sekä korvattujen vahinkotapahtumien yksilöimiseksi välttämättömät tiedot. (251 §)

Säännös antaa vakuutusyhtiölle oikeuden luovuttaa salassa pidettäviä tietoja ja siksi säännöksessä on tarkkaan lueteltu luovutettavat tiedot. Säännöksen nojalla voidaan luovuttaa henkilötason tietoja siten, että luonnollinen henkilö on niistä tunnistettavissa. Tietoja luovutettaessa on otettava huomioon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Mitä vakuutusmaksun tarkastaminen tarkoittaa?

Vakuutusmaksun tarkastamisella tarkoitetaan sitä, että työnantaja vakuutuksenottajana arvioi vakuutusyhtiön määräämän vakuutusmaksun oikeellisuutta ja perusteita. Työnantaja voi tarvittaessa hakea muutosta vakuutusmaksuun tekemällä perustevalituksen tapaturma-asioiden muutoksenhakulautakunnalle. Säännöksen mukainen tiedonsaantioikeus koskee vain ns. lopullisen vakuutusmaksun tarkastamista ja siihen vaikuttavia tietoja. Vakuutuskauden alussa määrättävään ns. ennakkomaksuun ei liity perustevalitusoikeutta eikä siten tarkastamisen tarvetta. Laissa ei enää käytetä käsitteitä ennakko- ja lopullinen vakuutusmaksu ja työnantajan suorittama vakuutusmaksun tarkastaminen kytkeytyykin vakuutusyhtiön tasausmaksuun. Vakuutusyhtiön on vakuutuskauden päätyttyä tarkistettava vakuutusmaksu soveltamalla vakuutuksenottajaa koskevaa viimeisintä käytettävissä olevaa maksuperusteiden edellyttämää tietoa.

Vakuutusmaksun tarkastaminen saa sisältönsä vakuutusmaksua koskevista työtapaturma- ja ammattitautilain säännöksistä. Vakuutus voi olla erikoismaksuperusteinen tai taulustomaksuperusteinen riippuen siitä, otetaanko vakuutuksenottajan vakuutuksesta maksetut korvaukset ja täyskustannusmaksut huomioon vakuutusmaksua määrättäessä. Kukin vakuutusyhtiö määrittelee itsenäisesti omissa vakuutuksen maksuperusteissaan vakuutusmaksun määräämisessä huomioon otettavat tekijät. Yleensä tällaisia huomioon otettavia työnantajan taloudelliseen asemaan liittyviä tekijöitä ovat tieto toimialasta, työntekijöille maksetuista palkoista sekä tieto työnantajan teettämän työn määrästä ja laadusta.

Vakuutusmaksun tarkastamista varten välttämättömät tiedot pitää sisällään edellytyksen siitä, että luovutettava tieto on välttämätön juuri tässä käyttötarkoituksessa. Milloin myönnetystä korvauksesta on välttämätöntä antaa tieto vakuutusmaksun tarkastamista varten? Edellytyksenä on ainakin se, että myönnetty korvaus on otettu huomioon vakuutusmaksua määrättäessä ja siten käyttötarkoitus liittyy erikoismaksuperusteiseen vakuutukseen. Mikäli työnantajan vakuutuksesta myönnetyt korvaukset eivät lainkaan vaikuta suoraan työnantajan omaan vakuutusmaksuun, ei työnantajalla ole vakuutusmaksun tarkastamiseen liittyvää tietojen käsittelytarkoitusta eikä tietoja voida sillä perusteella luovuttaa.

Säännöksen mukainen tiedonsaantioikeus vakuutusmaksun tarkastamiseksi koskee siten vain erikoismaksuperusteisen vakuutuksen ottanutta työnantajaa. Vain erikoismaksuperusteisessa vakuutuksessa vakuutusmaksuun vaikuttavat suoraan vakuutuksesta maksetut korvaukset, jonka johdosta työnantajalle syntyy tarve käsitellä näitä tietoja vakuutusmaksun tarkastamista varten.

Mitä tietoja vakuutusyhtiö voi luovuttaa työnantajalle vakuutusmaksun tarkastamiseksi?

Säännöksellä poiketaan salassapidosta, joten säännöstä tulee tulkita suppeasti ja luovutettavien tietojen välttämättömyyttä tulee aina arvioida tapauskohtaisesti luovutushetkellä.

Luovutettavilla välttämättömillä tiedoilla tarkoitetaan samoja tietoja, jotka käyvät ilmi työnantajalle annettavasta korvauspäätöksestä.

Korvattujen vahinkotapahtumien yksilöimiseksi välttämättömillä tiedoilla tarkoitetaan vahinkopäivää, vahingon käsittelytunnusta sekä korvausta saaneen vahingoittuneen työntekijän yksilöintiä nimellä ja henkilötunnuksella.

Välttämättömillä tiedoilla myönnetyistä korvauksista tarkoitetaan tietoja niiden korvausten määristä, jotka vaikuttavat vakuutusmaksuun. Säännös ei siten oikeuta luovuttamaan tietoja sellaiselle työnantajalle, jonka vakuutusmaksuun maksettavat korvaukset eivät vaikuta suoraan (ns. taulustomaksuperusteinen vakuutus). Toisaalta erikoismaksuperusteisen vakuutuksen kohdalla voi tulla vastaan tilanne, että yksittäistä korvaustietoa ei ole välttämätöntä luovuttaa. Esimerkiksi jos vakuutuksen maksuperusteiden mukaan vakuutusmaksussa otetaan huomioon vain ns. ohimenevät korvaukset kuten sairaanhoitokulut tai päivärahat, vakuutusmaksun tarkastamista varten ei ole välttämätöntä luovuttaa tietoa pysyvästä korvauksesta kuten haittarahakorvauksesta tai tapaturmaeläkkeestä. Jos vakuutuksen maksuperusteiden mukaan vahinkotapahtuman johdosta myönnetty korvaus otetaan huomioon vakuutusmaksussa vain tiettyyn euromäärään asti, niin sen ylittävältä osalta myönnetty korvaus ei ole sellainen tieto, joka olisi välttämätöntä vakuutusmaksun tarkastamiseksi.

Työnantajalle ei voida luovuttaa tietoja työntekijän terveydentilasta tai muitakaan tietoja, joiden perusteella tapaturmaeläke tai muu korvaus on myönnetty. Esimerkiksi tietoa ansionmenetyskorvauksen perusteena olevasta vuosityöansiosta tai sen määräytymisestä ei saa luovuttaa.

Työnantajan oikeus saada salassa pidettäviä tietoja talous- ja henkilöstöhallintoaan varten

Työtapaturma- ja ammattitautilaissa säädetään myös työnantajan oikeudesta saada vakuutusyhtiöltä salassapitosäännösten estämättä talous- ja henkilöstöhallintoaan varten välttämättömät tiedot myönnetyistä korvauksista sekä korvattujen vahinkotapahtumien yksilöimiseksi välttämättömät tiedot. (251 §)

Lain esitöissä säännöksen tarkoitusta ja tulkintaa avataan toteamalla, että esimerkiksi tieto vahingoittuneelle työntekijälle toistaiseksi myönnetystä tapaturmaeläkkeestä on talous- ja henkilöstöhallinnolle tärkeä tieto, jotta työnantaja voisi ryhtyä yrityksen kannalta tarpeellisiin työjärjestelyihin ja mahdollisiin uusiin rekrytointeihin. Esimerkissä siten kuvataan luovutettava tieto ja sen yksilöity käyttötarkoitus.

Vakuutuksenottajana olevan työnantajan henkilöstöhallinnon tietotarpeet liittyvät yleensä henkilöstöjärjestelykysymyksiin ja työsuhdeasioiden hoitoon. Tämän käyttötarkoituksena kohteena oleva joukko työnantajia voi olla laajempi kuin vakuutusmaksun tarkastamisen käyttötarkoituksessa. Kohteena voi siten olla myös taulustomaksuperusteinen työnantaja.

Henkilöstöhallinnon oikeus saada tietoja vakuutusyhtiöltä ei ole rajoittamaton eikä vakuutusyhtiö saa luovuttaa laajemmin tietoa vahingoittuneen työntekijän terveydentilasta tai myönnetyn korvauksen perusteista. Käytännössä henkilöstöhallinnollekin luovutettava tieto tarkoittaa hyvin suppeaa tietoa asian ratkaisusta (esim. myönnetään toistaiseksi) ja myönnetystä korvauksesta (esim. tapaturmaeläke). Tietoa etuuden perusteena olevista diagnooseista ei saa luovuttaa.

Työnantajan taloushallinnon tehtäviin kuuluvat yleensä vakuutusten kilpailuttaminen ja vakuutusmaksuihin liittyvät kysymykset ja siten sen tietotarpeet liittyvät näihin käyttötarkoituksiin. Säännöksessä todetut käyttötarkoitukset ”taloushallintoaan” ja ”vakuutusmaksun tarkastamista varten” kytkeytyvätkin yleensä toisiinsa.

Luovutettavat tiedot vastaavat työnantajan korvauspäätöksen tietosisältöä

Työnantajalle vakuutusmaksun tarkastamiseksi luovutettavat tiedot vastaavat työnantajalle korvauspäätöksellä annettavia tietoja. On tärkeää huomata, että työnantajalle annettavan korvauspäätöksen sisältö on laissa nimenomaisesti erikseen määritelty ja sen sisältö on suppeampi ja se poikkeaa työntekijälle itselleen annettavasta korvauspäätöksestä. Erikoismaksuperusteiselle työnantajalle on annettava päätös vakuutusyhtiön maksamasta korvauksesta tai täyskustannusmaksusta, jolla on vaikutusta vakuutusmaksun määrään. (125 §) Siten erikoismaksuperusteinen työnantaja saa tämän erityissäännöksen nojalla olematta korvausasian asianosainen tietoa vakuutusmaksuun vaikuttavista korvauksista korvauspäätöksen muodossa. Työnantajalle annettavaa korvauspäätöstä koskevan säännöksen ja työnantajan tiedonsaantioikeutta koskevan säännöksen tulkinta kulkevatkin käsikädessä. Säännösten perusteella luovutettavat tiedot ovat samansisältöisiä ja siten vakuutusmaksun tarkastamiseksi luovutettavat tiedot vastaavat työnantajalle korvauspäätöksellä annettavia tietoja.

Työnantajan tarve saada tietoja vakuutusmaksun tarkastamista varten edellyttää, että vakuutuksenottajalla on oikea ja riittävä kuva vakuutusmaksuunsa vaikuttavista tekijöistä. (170 §) Erikoismaksuperusteisen vakuutuksenottajan on saatava vakuutusyhtiöltä myös riittävä tieto vakuutusmaksun pidemmän aikavälin kehityksestä. Jotta työnantaja voi arvioida määrätyn vakuutusmaksun oikeellisuutta sitä tarkastaessaan, on työnantajan ylipäätänsä tullut saada vakuutusyhtiöltä sellaista selvitystä vakuutusmaksunsa maksuperusteista, että työnantaja ymmärtää, mitä tekijöitä vakuutusmaksua määrättäessä on otettu huomioon ja miten eri tekijät kuten vakuutuksesta maksettavat korvaukset vaikuttavat vakuutusmaksuun. Vain sitä kautta työnantaja voi arvioida, tarvitseeko se ja onko se saanut vakuutusyhtiöltä vakuutusmaksun tarkastamiseksi välttämättömät tiedot.

Työnantaja ei ole asianosainen korvausasiassa

Työnantajalla on keskeinen tehtävä ja velvollisuus työntekijälle sattuneen vahinkotapahtuman ilmoittamisessa vakuutusyhtiölle. Työnantajan on vahinkoilmoituksella annettava vakuutusyhtiölle paitsi vahingoittunutta työntekijää koskevat yksilöinti- ja yhteystiedot myös hallussaan olevat tiedot vahinkotapatuman sattumisolosuhteista, vahingoittuneen palkasta ja muista seikoista, jotka ovat välttämättömiä korvausoikeuden ratkaisemista ja korvauksen suuruuden määrittämistä varten. Siten työnantajalle kertyy tietoa vahingoittuneen työntekijän terveydentilasta osana työtapaturman ilmoitusprosessia. Työnantaja myös käsittelee tietoa vahingoittuneen työntekijän työkyvystä sairausajanpalkan maksamiseksi ja sen hakemiseksi takaisin vakuutuksesta siitä maksettavaa ansionmenetyskorvausta vasten.

Työnantajan on lisäksi annettava muut vakuutusyhtiön korvausasian selvittämisvelvollisuuden nojalla pyytämät tiedot. Pyydetyt tiedot voivat liittyä myös vahingoittuneen ammatillisen kuntoutuksen tarpeen selvittämiseen. Laissa on nimenomaisesti säädetty siitä, että näissäkin tilanteissa vakuutusyhtiön pyytäessä työnantajalta korvausasian käsittelyä varten tarvittavia tietoja, vakuutusyhtiö ei saa antaa työnantajalle muita vahingoittunutta koskevia salassa pidettäviä tietoja, kuin ne, jotka ovat välttämättömiä työnantajalta pyydettävien tietojen yksilöimiseksi.

Työtapaturma- ja ammattitautilain kokonaisuudistuksen yhteydessä työnantajan korvausasian asianosaisasemaan liittyvät tulkintaongelmat ratkaistiin säätämällä nimenomaisesti siitä, että käsiteltäessä korvausasiaa vakuutusyhtiössä työnantaja ei ole asianosainen. Asianosaisasemaan liittyy laaja tiedonsaantioikeus eli oikeus saada kaikki asiaan vaikuttavat tiedot (asianosaisjulkisuus). Työtapaturma- ja ammattitautivakuutus on säädetty työntekijän turvaa varten ja lain keskiössä on työntekijän oikeus korvaukseen työtapaturman ja ammattitaudin johdosta. Koska työnantaja ei ole korvausasian asianosainen, sitä ei ole myöskään kuultava korvausasiasta eikä työnantajalle anneta korvauspäätöstä muissa kuin erikseen säädetyissä tilanteissa. Työnantajan näkemys käsiteltävänä olevaan korvausasiaan tulee huomioiduksi ja selvitetyksi osana korvausasian käsittelyä ja vakuutusyhtiön selvittämisvelvollisuutta.

Vakuutusyhtiö ei voi luovuttaa vakuutusmeklarille vahingoittunutta työntekijää koskevia tietoja

Työnantaja on voinut valtuuttaa vakuutusmeklarin hoitamaan vakuutusasiaansa. Työnantajan meklarille antamasta valtakirjasta ilmenee, mitä asioita meklari on oikeutettu hoitamaan. Vakuutusmeklari voi työnantajan antaman valtuutuksen perusteella saada suoraan vakuutusyhtiöltä vain tietoja, jotka eivät sisällä vahingoittunutta työntekijää koskevia henkilötietoja. Työnantajasta tulee rekisterinpitäjä vakuutusyhtiöltä saamiinsa tietoihin ja se voi luovuttaa näitä tietoja vakuutusmeklarille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen käsittelyperusteen nojalla.

Muuta aiheeseen liittyvää

TVK on 2.6.2016 laatinut muistion työnantajan tiedonsaantioikeudesta ja se löytyy työtapaturmatiedosta(Avaa uuden ikkunan).

TVK on 21.9.2020 laatinut tietosuojaohjeen, josta löytyy tietoa mm. työtapaturma- ja ammattitautilain tiedonsaantia ja -luovutusta koskevista säännöksistä. Ohje on julkaistu työtapaturmatiedossa(Avaa uuden ikkunan).

Lyhyesti kirjoittajasta

Elina Holmas työskentelee TVK:ssa lakiasioiden parissa juristina sekä yhteyspäällikkönä ja verkostovastaavana keskeisille sidosryhmille. Hän on työtapaturma- ja ammattitautijärjestelmän kokenut juridiikan asiantuntija vuodesta 2002. Asiantuntija pohtii -kirjoituksia syntyy mm. vakuuttamisvelvollisuudesta, tulevaisuuden työelämästä, yrittäjistä ja etätyöstä. Joskus myös tietosuojakysymyksistä.