Asiantuntija pohtii: Riskien hallintaa, onnettomuuksia ja ennakointia - osa 2: Ennakointi - strategisen toiminnan kova ydin

Mika Tynkkynen, Tapaturmavakuutuskeskuksen tutkimusjohtaja

Pääset tästä suoraan blogisarjan ensimmäiseen osaan: Riskienhallinta on ennakointia (Avaa uuden ikkunan)

Ennakointi on luonnollista ja välttämätöntä kaikille tulevaisuudessa itsensä aktiivisina toimijoina näkeville ihmisille ja organisaatioille. Ennakoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa mahdollisista tulevaisuuksista ja niihin johtavista kehityskuluista strategisen päätöksenteon tueksi ja lisätä siten valmiuksia varautua erilaisiin tulevaisuuksiin. Strategista suunnittelua voidaan kehittää merkittävästi ymmärtämällä ennakoinnin lähtökohtia ja fundamentteja sekä systematisoimalla ennakointitoimintaa niiden mukaisesti.

Strategiatyön edellytys ja mahdollistaja

Mitä ennakoinnilla tarkoitetaan? Käsite on laaja ja sen sisältö riippuu paljolti näkökulmasta – ensinnäkin, tarkastelemmeko yksilöitä vai yhteisöjä, isoja vai pieniä toimijoita tai peräti kokonaisia toimialoja tai kansakuntia, huomista vai tulevaa vuosisataa jne. Jollain tasolla ennakointia harjoittavat kaikki tahot, joilla on intressiä turvata olemassaolonsa edellytykset varautumalla tulevaan tai peräti tavoittelemalla suhteellista tai absoluuttista (taloudellista) etua mukautumalla kilpailijoitaan kyvykkäämmäksi toimijaksi tulevaisuuden toimintaympäristössä, sen luomat mahdollisuudet ja haasteet huomioiden.

Yleisellä tasolla ennakointi voidaan lukea tulevaisuudentutkimuksen piiriin, sen perinteitä ja menetelmiä soveltavaksi alalajiksi. Ennakointi voidaan siten ymmärtää vahvasti käytännön tarpeita tukevaksi tulevaisuudentutkimuksen sovellukseksi. Ennakoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa mahdollisista tulevaisuuksista ja niihin johtavista kehityskuluista strategisen päätöksenteon tueksi ja lisätä siten valmiuksia varautua erilaisiin tulevaisuuksiin. Tulevaisuuden luotaaminen on tärkeää jo senkin vuoksi, että onnistuneiden strategisten päätösten tekemiseksi tarvittava tieto liittyy suurelta osin tulevaisuuteen ja vain vähän menneisyyteen. Siten ennakointi pitäisi ymmärtää strategisen toiminnan fundamentiksi, joka pitkälti määrittää koko strategiaprosessin onnistumisen ja siten välillisesti toimintaympäristöään tarkastelevan tahon tulevaisuuden menestymisen edellytyksiä.

Yleistä tulevaisuusaiheista keskustelua vai organisoitua ja tavoiteorientoitunutta toimintaa?

Ennakoinnin käsite on valitettavan epämääräinen, ja sitä käytetään hyvin huolimattomasti eri yhteyksissä. Termille löytyy lukuisia määritelmiä, mutta yhteiset elementit niistä on helppo listata: niissä kaikissa painotetaan tulevaisuustiedon tuottamisen prosessimaisuutta ja järjestelmällisyyttä. Näin ymmärrettynä ennakoinnilla tarkoitetaan siis yleisen tulevaisuuden pohdiskelun sijaan organisoitua ja tavoiteorientoitunutta toimintaa, jota toteutetaan järjestelmällisesti ennalta sovittujen protokollien mukaisesti. Yleisesti ottaen ennakoinnilla tarkoitetaan tulevaisuusorientoitunutta nykyisyyden hallintaa historiaa, nykyisyyttä ja tulevaisuutta kuvaavien tietojen avulla.

Ennakoinnin ja sitä toteuttavan ennakointijärjestelmän käsitteet itsessään ovat huomattavasti toiminnan tavoitteen määrittelyä laajemmat käsittäen toiminnan koko strategisen tiedon tuottamisen ja sillä vaikuttamisen spektrin mukaan lukien toimintatavat, joilla määriteltyihin tavoitteisiin pyritään. Ennakoinnissa sovelletaan tulevaisuudentutkimuksen menetelmiä, mutta menetelmien lisäksi se käsittää myös itse prosessin ja rakenteet, joiden avulla tulevaisuustietoa kerätään, jalostetaan, analysoidaan ja hyödynnetään organisaation strategisissa valinnoissa. Missään nimessä ennakointia ei pidä sekoittaa edes syvällisesti toimintaympäristöään ymmärtävän joukon keskustelukerhoksi, jossa huolettomasti visioidaan tulevaisuutta säännöllisen epäsäännöllisesti, vaikka toki tällainenkin toiminta voi olla erinomainen osa järjestelmällisen ennakointitoiminnan kokonaisuutta. Ennakointi on järjestelmällistä ja tavoiteorientoitunutta toimintaa, jatkuva prosessi, jota toteutetaan suunnitelmallisesti siihen määritellyillä menetelmillä.

Ennakointia, ennustamista vai kristallipalloja?

Varsinkin arkisemmissa keskusteluissa huomaa usein, että ennakoinnin ja ennustamisen välistä eroa ei oikein ymmärretä. Tässä kohtaa onkin tärkeää painottaa ennakoinnin ja ennustamisen periaatteellista eroa: tietoon perustuvassa ennustamisessa (prediction) on kyse tulevien kehityskulkujen määrittämisestä pääasiassa niiden aiemman kehityksen perusteella, ts. ekstrapoloimalla aikasarjoja niitä kuvaavien mallien perusteella nykyhetkestä eteenpäin. Edelleen on tärkeää painottaa, että tässä yhteydessä ennustamisella tarkoitetaan nimenomaan tietoon perustuvaa ennustamista ”kristallipallojen” sijaan. Kvantitatiivisten (tai tilastollisten) aikasarjojen analysointiin ja niiden perusteella laadittaviin ilmiöiden dynamiikkaa kuvaaviin malleihin on kehitetty runsas joukko (tilastomatemaattisia) menetelmiä, joilla voidaan ekstrapoloida tapahtunutta kehitystä tulevaisuuteen. Tietoon perustuvassa ennustamisessa kyse on siis arkielämän ilmiöiden simuloinnista niitä selittävien muuttujien nykyisillä ja estimoiduilla arvoilla. Taloustieteessä nämä mallit muodostavat ekonometrisen ja biologiassa biometrisen menetelmäperheen jne.

Puhtaasti kvantitatiiviseen perinteeseen kuuluvien tilastomatemaattisten menetelmien lisäksi tulevaisuustietoa voidaan ammentaa historiasta myös tunnistamalla analogioita kokonaisten tapahtumakulkujen välillä ja siirtämällä niitä tästä hetkestä tulevaisuuteen. Tällainen toimintatapa on laajasti käytetty, ymmärrettävissä, perusteltavissa ja perusteltua ennustettaessa kohtuullisen yksinkertaisia ilmiöitä kohtuullisen staattisissa olosuhteissa. Sen sijaan pidemmällä aikajänteellä ja monimutkaisissa dynaamisissa ympäristöissä tällaiset mallit ja niihin perustuvat ennusteet eivät ole enää luotettavia, sillä ne eivät huomioi tapahtumia ja muuttujia, jotka ilmaantuvat eri muodossa ja tavalla kuin mallinnuksen perustana olleessa menneisyydessä.

Tulevaisuuteen varautuminen edellyttää siis kokonaisvaltaisempaa ja systeemistä toimintaympäristön dynamiikan tarkastelua ja ymmärtämistä, ml. sen tosiasian tunnustamisen, että historialliset tapahtumat eivät toistu sellaisinaan tulevaisuudessa, eikä tulevaisuutta pitäisi määrittää monistamalla menneitä tapahtumakulkuja nykyhetkestä eteenpäin. Ennakointi vastaa juuri tähän tarpeeseen.

Tulevaisuuskuvien tunnistamisen lisäksi ennakoinnin peruskysymyksiin kuuluu esittää mahdollisimman luotettavia arvioita niihin liittyvästä epävarmuudesta, ts. käytännössä siis toteutumistodennäköisyyksistä sekä analyysi niiden merkityksistä tulevaisuutta koskevan päätöksenteon kannalta. Kyse on ennustamisen sijaan ennen kaikkea pyrkimyksestä minimoida yllätyksiä.

Ennakointi on myös aktiivista toimintaa tulevaisuuden varalta

Ennakointi tulisi kuitenkin nähdä paljon laajempana asiana kuin pelkkänä tulevaisuuskuvien ja niihin johtavien kehityskulkujen tunnistamisena. Nykyhetkessä tehtävien päätösten tavoitteena on kehittää muutosvalmiutta erilaisia mahdollisia tulevaisuuksia varten. Toimintaympäristön yllättävät muutokset edellyttävät strategian joustavuutta, eli valintoja on kyettävä tarvittaessa muuttamaan tilannekuvan muuttuessa. Käytännössä tämä edellyttää sitä, että ennakointijärjestelmän osa-alueet toimivat keskenään kitkattomasti kokonaisuutena.

On tietysti hieman makuasia ja semantiikkaa, pitäisikö varsinainen strateginen päätöksenteko ja varsinainen aktiivinen varautumiseen liittyvä tekeminen laskea osaksi ennakointia vai ei. Joka tapauksessa kokonaisvaltaiselta ennakoinnilta on myös lupa odottaa strategiseen päätöksentekoon sekä varautumiseen liittyviä pohdintoja ja vaihtoehtoja. On siis ihan perusteltua lähteä siitä, että myös aktiivinen toiminta (varautuminen) tunnistettujen tulevaisuuksien varalta tai jopa pyrkimys vaikuttaa tulevaisuuksiin siten, että ne toteutuisivat organisaation menestyksen kannalta mahdollisimman myönteisesti, kuuluvat ennakoinnin kokonaisuuteen. Tulevaisuuteen varautuminen ja ennakointikyvykkyys tiivistyvät tässä katsannossa siis kahteen fundamentaaliseen kysymykseen: Onko meillä näkemys (view) tulevaisuuksista ja onko meillä myös ymmärrys siitä, miten näihin tunnistettuihin tulevaisuuksiin voisi vaikuttaa omalla toiminnalla?

Viime kädessä rajan vedolla ennakointitiedon tuottamisen, sen jalostamisen ja sillä vaikuttamisen sekä varautumisen välillä ei ole suurta merkitystä. Oleellisinta on ymmärtää, että kokonaisuuden toimintaa, toimivuutta ja kyvykkyyksiä tarkastellaan aina järjestelmänä, joka käsittää kaikki strategisen tiedonhallinnan elementit tiedon keräämisestä jalostetun ennakointitiedon hyödyntämiseen ja strategisten vaihtoehtojen generointiin.

Järjestelmällisellä ennakoinnilla lisää tehoja strategiseen suunnitteluun

Tulevaisuuden tai tarkemmin ottaen vaihtoehtoisten tulevaisuuksien ja niihin johtavien polkujen ennakointi on luonnollinen ja välttämätön osa kaikkien näissä tulevaisuuksissa itsensä aktiivisina toimijoina näkevien organisaatioiden johtamista ja ihmisten toimintaa - Mikäli haluat olla mukana vaikuttamassa tai peräti kuskin paikalla silloin, sinun täytyy nähdä ja tehdä tulevaisuuksia tässä hetkessä. Ennakointia voi verrata navigaattoriksi tai kompassiksi, jonka avulla voimme vähentää epävarmuutta meille vieraassa ympäristössä, tulevaisuudessa. Se auttaa yksilöitä ja organisaatioita navigoimaan muutosten keskellä, tunnistamaan mahdollisuuksia ja varautumaan riskeihin. Organisaatioiden tasolla tämä tarkoittaa kilpailuetua, parempaa sopeutumiskykyä muuttuvaan toimintaympäristöön ja kykyä innovoida ennakoivasti. Yksilöille ennakointi tuo varmuutta päätöksentekoon, auttaa asettamaan realistisia tavoitteita ja vahvistaa kykyä tarttua uusiin mahdollisuuksiin.

Organisaatioiden tasolla on oleellista hahmottaa, että tulevaa suunnitellaan kaikenlaisissa ja -kokoisissa organisaatioissa – ja lähtökohtana on aina ennakkotieto, arvio tai enemmän tai vähemmän valistunut arvaus siitä, miltä organisaation toimintaympäristö mahtaa näyttää tulevaisuudessa, riippumatta suunnittelun perspektiivistä. Organisaatioiden välillä on kuitenkin merkittäviä eroja sen suhteen, miten niissä ennakointi mielletään, millainen rooli sillä on ja miten sitä toteutetaan. On olemassa organisaatioita, joissa ennakoinnilla on pitkät perinteet ja se ymmärretään välttämättömäksi osaksi strategista suunnittelua ja toimintaa. Ennakointia toteutetaan suunnitelmallisesti ja organisoidusti organisaation tarpeisiin laaditun ennakointijärjestelmän mukaan ja ennakoinnin tuloksia hyödynnetään niin ikään vakiintuneiden toimintatapojen mukaisesti organisaation strategisessa suunnittelussa. Kirjavaan organisaatioiden joukkoon mahtuu myös toimijoita, joissa ei edes välttämättä tiedosteta ennakointia omana toimintonaan, vaan se on aina ollut ”vain” osa ”strategista suunnittelua”, jota sitäkin saatetaan tehdä enemmän tai vähemmän organisoidusti. Uskallan väittää, että monissa organisaatioissa olisi mahdollista saavuttaa merkittäviä edistysaskelia strategisessa suunnittelussa systematisoimalla ennakointitoimintaa ja kehittämällä sitä tukeva ja toteuttava toiminnan luonteeseen, laajuuteen ja toimintaympäristön vaatimuksiin soveltuva ennakointijärjestelmä.

Mika Tynkkynen, Tapaturmavakuutuskeskuksen tutkimusjohtaja

Julkaisun kuvat on tuotettu tekoälyn avustuksella.

Pääset tästä suoraan blogisarjan ensimmäiseen osaan: Riskienhallinta on ennakointia (Avaa uuden ikkunan)